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Monografie HSS in OA: modalità e costi di pubblicazione ‒ II Parte

Giovanni Salucci
Scritto da Giovanni Salucci

Seconda parte ‒ La filiera editoriale e i costi di realizzazione

Nella prima parte di questo articolo abbiamo passato in rassegna i maggiori editori che realizzano monografie in OA, esponendo i servizi prestati e le tariffe applicate. In questa seconda parte si prendono in rassegna i dati più aggiornati disponibili in rete sul Costo di prima copia delle monografie HSS, considerandolo un valore attendibile per definire il costo di realizzazione di una monografia in OA. Vengono inoltre approfonditi il flusso della filiera editoriale e le attività contemplate in vista della proposta di un nuovo modello economico per le monografie OA.

1. Introduzione

Non esiste ancora un modello definito per realizzare una monografia in open access nel settore delle HSS. Dunque quali sono i supporti da preferire, nonché da conteggiare nei costi di realizzazione? Qual è il supporto prevalente e da privilegiare, da cui discendono la filiera organizzativa e produttiva ed i relativi costi? E se alla produzione in digitale si aggiungono altri supporti/formati che modifiche occorre apportare alla filiera e con quale impatto economico?

In questo scenario di relativa incertezza, sembra una buona scelta analizzare la filiera di realizzazione tradizionale delle monografie cartacee attualmente in uso per un’ipotesi di modello delle monografie OA, anche perché non ci sono ancora sufficienti dati per osservare direttamente l’andamento di queste ultime. Così facendo possiamo utilizzare i dati presenti in rete e le esperienze già collaudate, ma d’altro canto non si riescono a comprovare i vantaggi di uno scenario che preveda la totale assenza del supporto cartaceo, a fronte del nuovo concetto di monografia OA nativa digitale.

È necessario fare una premessa sul concetto di Costo di prima copia. Tale cifra corrisponde alla somma dei costi delle voci utilizzate per produrre la monografia, escluse le voci di realizzazione (o di costo) necessarie per la stampa e la gestione del cartaceo.

2. La filiera di realizzazione di una monografia in open access

Tutte le attività necessarie e implicate nella realizzazione e diffusione delle monografie in open access si possono raggruppare all’interno delle seguenti aree della filiera editoriale: Pianificazione e acquisizione, Produzione editoriale, Promozione e distribuzione.

academic publishing services flowchart

Indispensabili al controllo e alla gestione della filiera sono i Servizi informatici e gestionali che, pur non appartenendo alle aree della filiera di realizzazione di una monografia, interagiscono con esse.

È evidente come ciascuna casa editrice possa essere strutturata e organizzata in modo diverso l’una dall’altra, impiegando in ciascuna area personale interno o in outsourcing; per una corretta valutazione di tutti i costi e per ottenere dati confrontabili occorre tenere conto dei costi del personale, dei costi diretti di realizzazione, ma anche dei costi indiretti e di gestione generale della casa editrice.

Vediamo nel dettaglio le fasi previste all’interno delle varie aree.

2.1 Pianificazione e acquisizione

Progettazione economica
Non sempre questa fase viene considerata nei flussi editoriali, essendo quasi data per scontata, anche se rappresenta la base su cui si fonda l’intero progetto editoriale. Alla ricezione di una proposta, il referente della collana la verifica sia da un punto di vista scientifico che economico. Per valutarne fattibilità e convenienza e predisporre il business plan può essere necessario richiedere studi e preventivi, pareri legali, coinvolgere interlocutori all’interno o all’esterno della struttura. Per intuire al meglio la complessità di questo passaggio si pensi solo alla serie di problematiche che occorre affrontare nel caso di libri illustrati o con riproduzioni fotografiche incluse.

Valutazione scientifica
Per valutare la validità scientifica di un contenuto viene comunemente utilizzato il metodo della peer review; come abbiamo visto esistono tante varianti di questo processo, sia per quanto riguarda le modalità di svolgimento che per il numero di passaggi e persone coinvolte; ogni casa editrice fa le sue scelte in autonomia, anche in funzione del tipo di collana. La selettività e il prestigio di una collana si basano molto sul modo in cui viene gestita questa fase.

Utilizzare o meno piattaforme di gestione del processo può far risparmiare molto tempo, oltre che tracciare le attività e ridurre il sovraccarico degli scambi d’informazione che si generano nel caso in cui si adottino sistemi manuali basati su scambi di e-mail. Anche la valutazione può avere delle implicazioni amministrative, se è prevista una retribuzione per chi svolge tale attività.

Contrattualizzazione
Superata positivamente la valutazione, si rende necessario acquisire i diritti di edizione e svolgere tutte le pratiche amministrative e gestionali inerenti; anche questa fase della filiera mette in gioco numerose competenze e coinvolge diversi operatori per un lungo arco di tempo, soprattutto se l’opera viene realizzata su più supporti/formati. Per competenza, a questa fase appartengono non solamente le attività riguardanti l’autore (come la stesura del contratto di edizione; la gestione e amministrazione del contributo APC…) ma anche quelle relative ai fornitori coinvolti nelle fasi successive (scelta dei fornitori ed emissione di buoni d’ordine, acquisizione dei diritti di riproduzione fotografica…).

2.2 Produzione editoriale

La produzione editoriale si articola in una serie di fasi ben stabilite nel caso della produzione cartacea, che tuttavia possono variare da caso a caso; indipendentemente dalla lavorazione e dal numero di passaggi e figure professionali coinvolte, si tratta di un flusso sequenziale che si snoda su un arco temporale variabile (da pochi mesi a diversi anni) dove il coordinamento svolge un ruolo fondamentale; per la peculiarità delle lavorazioni e l’alto grado di specializzazione richiesto, è comune che si faccia utilizzo di risorse esterne all’interno di un contratto globale con società di servizi editoriali, oppure con singoli freelance. Diventa quindi strategico, come detto in precedenza, utilizzare piattaforme di Project management o strumenti di controllo dell’avanzamento della produzione editoriale, al fine di semplificare, seguire e tracciare il processo.

Editing
È la fase iniziale del processo di realizzazione in cui il redattore incaricato interagisce con l’autore con l’obiettivo di migliorare il testo da pubblicare. L’intervento agisce su più livelli: organizzazione, contenuto, forma, lingua, uniformazione alle norme editoriali. È una delle fasi più critiche dell’intera filiera, al punto che il valore di una casa editrice spesso si determina proprio a partire dalla cura con cui viene gestito l’editing. Oltre al redattore che interagisce con l’autore, possono intervenire altri componenti della redazione, interni o esterni alla casa editrice, ciascuno con il proprio contributo specializzato al lavoro.

Grafica e impaginazione
L’ideazione e realizzazione della grafica, la predisposizione del layout di impaginazione, l’importazione dei testi e l’elaborazione delle figure, l’impaginazione e il controllo del risultato dipendono dal formato di uscita e dagli standard di lavorazione adottati. In questa fase si prende in carico tutto il materiale fornito dall’autore, e può rendersi necessario introdurre attività extra come la battitura di tabelle, la realizzazione di schemi e illustrazioni.

Ci sono editori che utilizzano il formato XML all’interno del flusso: in questo caso occorre considerare sin d’ora l’attività di marcatura che può anche essere svolta prima o durante l’impaginazione; per gli editori che non utilizzano un flusso in XML ci sarà comunque da prevedere un’attività di indicizzazione e marcatura alla fine del flusso.

Correzione bozze
La correzione bozze a partire dai materiali impaginati può prevedere diversi passaggi, di cui almeno uno di solito viene effettuato dall’autore. Il numero di passaggi incide sui tempi e sui costi di lavorazione.

Marcatura e indicizzazione
Una volta completata l’opera, occorre predisporre gli indici definitivi e l’opportuno set di dati e metadati necessari per la pubblicazione, la promozione e la diffusione dell’opera stessa (ad esempio per marcare le referenze bibliografiche o creare gli indici dei nomi). Questa attività richiede personale con specifiche competenze tecniche; la quantità di lavoro necessaria può essere molto bassa se è stato adottato un flusso XML a monte.

Realizzazione supporti definitivi
A seconda del progetto, occorre realizzare i vari formati/supporti previsti; i principali formati digitali sono PDF, PDF enhanced, ePub, HTML, Mobi; per la stampa di solito si utilizza il PDF ad alta risoluzione. Per l’attività di creazione dei vari formati è necessario personale con specifiche competenze tecniche; la quantità di lavoro necessaria può essere ridotta anche in questo caso con l’adozione di un flusso XML nella filiera.

Fanno parte di questa fase anche le procedure di controllo della qualità dei supporti definitivi e successivamente l’archiviazione e verifica dei materiali/semilavorati della produzione, dato che spesso alcune fasi della filiera produttiva sono affidate esternamente. Ad esempio, anche in vista di una nuova edizione dell’opera o riutilizzo in altra opera, è strategico per la casa editrice archiviare in modo appropriato i materiali originali dell’autore, gli esecutivi della copertina e dell’interno, i supporti multimediali originali…

2.3 Promozione e distribuzione

Marketing
Le attività previste in questa fase mirano a promuovere la monografia; possono iniziare anche durante la pianificazione, come nel caso delle ricerche di mercato e del benchmarking (online e offline). Successivamente alla pubblicazione si realizzano per mezzo di campagne pubblicitarie, presentazioni, conferenze stampa, partecipazioni durante congressi, eventi televisivi o radiofonici, gestione della rassegna stampa (recensioni). Se previsto un supporto cartaceo, occorre predisporre anche l’adeguato materiale informativo per la distribuzione e la rete di vendita. Si consideri inoltre la gestione del deposito legale e l’eventuale spedizione degli omaggi o copie saggio per le recensioni.

Web marketing
Per la crescente rilevanza e specializzazione, le attività di promozione attraverso il web vengono scorporate dalle precedenti (marketing) e spesso almeno in parte esternalizzate. L’attività di base consiste nell’aggiornamento e ottimizzazione del sito Internet della casa editrice e del catalogo; possono essere previste specifiche campagne pubblicitarie (ad esempio con Adwords), lancio o gestione di pagine/profili sui social network e post su vari blog o portali di settore; email marketing; spesso vengono coinvolti direttamente gli autori stessi che svolgono parte di questa attività.

Merita un discorso a parte l’attività mirata di indicizzazione e posizionamento sugli aggregatori, forse l’attività di promozione e diffusione per eccellenza nel contesto dell’open access; il livello di professionalità con cui viene eseguita contribuisce a consolidare il valore della casa editrice.

2.4 Servizi informatici e gestionali

Per disegnare un quadro completo in vista della definizione dei costi di realizzazione di una monografia, occorre tenere conto di altri servizi, indispensabili nella produzione della monografia quanto quelli presenti nella filiera editoriale precedentemente visti.

I servizi informatici sono un elemento cruciale per tutto il processo; comprendono sia gli apparati che gli strumenti e le piattaforme tecnologiche per registrare l’informazione, archiviarla, consentire lo svolgimento dei flussi, gestire gli aspetti organizzativi ed economici, la pubblicazione e diffusione, il sito Internet/catalogo della casa editrice. Si considerino inoltre le risorse tecniche che sviluppano, personalizzano o anche solo mantengono operativi gli interi sistemi informatici e i vari dispositivi, così come i costi delle licenze software impiegate in tutta la filiera.

Lo stesso vale per gli altri servizi generali amministrativi o logistici, e per i servizi di marketing e comunicazione dell’intera casa editrice, che in qualche modo devono essere tenuti nel conteggio perché in maniera indiretta consentono e favoriscono l’attività editoriale.

Nel caso delle university press spesso tali servizi sono forniti da personale o risorse interne, oppure affidati esternamente ma sotto la responsabilità di altre strutture (ad esempio i Sistemi Informativi), condivisi con quelli dell’Università di appartenenza, per cui non è semplice calcolare il reale fabbisogno e mettere in conto i relativi costi.

3. Quanto costa produrre una monografia nel settore delle HSS?

Come già detto, il costo di realizzazione delle monografie in open access può dipendere dai supporti/formati da realizzare e dalla relativa filiera produttiva adottata, ma accanto ai costi diretti ci sono anche altri costi da conteggiare.

Limitandoci alle esperienze più recenti che si trovano in rete, i costi più bassi si trovano in un report OAPEN del 2013, basato su dati registrati in Olanda in relazione a monografie accademiche di varie aree. I Costi di produzione di prima copia sono stimati in circa 6000 €, la metà del costo complessivo medio dell’intera produzione cartacea, ma al netto di costi legati al marketing e alla promozione (non conteggiati nel report perché attribuiti al supporto cartaceo).

Un recente studio (febbraio 2016) molto articolato di ITHAKA ha preso in rassegna la produzione editoriale di 382 monografie realizzate nel 2014 da 20 university press americane, divise in quattro gruppi in base al fatturato. Nel report si definiscono tre differenti metodi di calcolo dei Costi di prima copia:

  • Costi di base, ovvero costi diretti relativi alla realizzazione e ai costi del personale coinvolto solo nella filiera editoriale produttiva
  • Costi globali, dove in aggiunta ai Costi di base si somma il ricarico, per tenere conto dei costi di gestione (generali, amministrativi…) non direttamente collegati alla realizzazione e dell’eventuale margine di guadagno
  • Costo globale esteso, che somma ai Costi globali anche la valorizzazione di tutti i servizi e/o attività lavorative prestate a livello gratuito per la casa editrice.

I risultati dello studio dimostrano come ci siano notevoli differenze nei costi medi delle monografie a seconda della dimensione della casa editrice, del settore della monografia e del metodo di calcolo scelto.

Nel caso delle HSS, effettuando la media sui libri prodotti da ogni casa editrice, il costo minimo medio registrato ammonta a 7400 € per i soli Costi di base, che diventano 15000 € se sono considerati i Costi globali, e aumentano fino a quattro volte tanto se si prendono i valori medi massimi registrati. Ovviamente tali costi minimi crescono considerevolmente se si prendono in esame volumi con caratteristiche editoriali più complesse rispetto agli altri, ma i fattori che incidono di più sono i costi di gestione (e del personale) che aumentano con l’aumentare della grandezza e strutturazione della casa editrice.

Uno studio congiunto effettuato nel 2015 da due university press americane sulla propria produzione editoriale di un anno fiscale (su dati 2013-2014) valuta in 23000 € il Costo medio di prima copia di una monografia nelle HSS, valore in linea con i più recenti dati emersi nel report di ITHAKA.

 

Nella terza parte dell’articolo, presenteremo alcune proposte per un nuovo modello economico delle monografie in open access.

Approfondimenti

The Costs of Publishing Monographs

Introduzione alla peer review

 

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Monografie in open access: modalità e costi di pubblicazione – II Parte – Giovanni Salucci – Versione 1.0 – CC BY NC SA 4.0 – 13/05/2016

Autore

Giovanni Salucci

Giovanni Salucci

Vive a Firenze, CEO di Progettinrete, si occupa di editoria accademica, di innovazione nei processi editoriali delle university press e di tutto ciò che riguarda la definizione dei flussi, la raccolta, gestione, archiviazione, indicizzazione, ricerca e distribuzione dell’informazione.